就業規則の作成・見直しのサービスプラン of ふくなが社労士事務所(宮崎県宮崎市清武町の社会保険労務士事務所)

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就業規則の作成・見直しのサービスプラン

インターネットの普及と労働者の権利意識の高まり

 ここ数年、労働者の権利意識が急速に高まっています。

 それは、労働者が自分が知りたいと思う情報がインターネットで簡単に、しかも無料で、入手できるようになったからだと考えられます。

 経営者であっても、労働者であっても、欲しいと思った情報に簡単にアクセスできる時代になったのです。もちろん、すべての情報がインターネットで公開されているわけではありませんが、ある程度の概要等であれば、簡単に調べられます。特に法律に関することなどは、今後ますます国の機関等が積極的に情報発信をしていくことでしょう。

 インターネットが普及する以前であれば、労働者より会社の方が人事労務に関する情報をよりもっていたわけですので、「知らぬが仏」で、すんだのかもしれません。しかし、現在では、会社より労働者個人の方がより人事労務に関する情報をより多くもっている場合も見受けられるようになってきました。

 さらに今後、インターネットでの情報のやり取りがさらに活発になると、労働条件などに関することについては、従業員の意識の中で、しだいに「社会のルール」が「会社のルール」になっていくと考えられます。これでは、労働者はますます詳しくなり、「知らぬは社長ばかり」ということにもなりかねません。

 このように、労働者の権利意識が高まっていけば、経営者との意識や知識のギャップが大きくなり、たとえ中小零細企業であっても、一昔前のように「社長が法律である」というような行為は、会社にとって、大きなリスクとなります。

 そして、会社の事業を円滑に進め、さらにそれを発展させていくためには、今後いかに労働者にがんばって働いてもらえるか、また、労働者とのトラブルを防止するかがカギとなるでしょう。そのためには、就業規則を作っておくことが必須条件といえるでしょう。

就業規則とは

 就業規則とは、会社や社員が守るべき規則を定めたもので、会社の秩序を維持し、社員が安心して働ける環境を整え、効率的に会社を経営するための「会社のルールブック」です。会社の就業規則は、国でいうところの法律にあたる重要なものです。

 なお、労働基準法には、常時10人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成して、行政官庁(所轄労働基準監督署)に届け出なければならない義務とされています。

 また、就業規則の届出義務がある事業場の場合は、労働者の代表に意見を聞いて、就業規則を労働基準監督署に届出をしなければなりません。(変更した場合にもその都度労働基準監督署に届出が必要です。)

 就業規則の作成や変更は、次のプロセスで進めます。

  1. 就業規則を作成する、又は変更する
  2. 労働者の代表の意見を聞く(同意は必要ありません。反対意見でも可)
  3. 就業規則と2.の意見書を労働基準監督署へ届出(届出印をもらいますので2部用意された方がいいと思います)
  4. 就業規則を事業所の労働者に周知させる(説明会を実施したり、社内に掲示や労働者へ交付するなどの方法で労働者がいつでも見れるようにしておく)

 就業規則の届出義務に違反したとき、法令や労働協約に反する就業規則の変更命令に応じないとき、労働者への周知を怠ったときなどは、罰則規定が適用されることがあります。知らなかったでは済まされません!

10人未満の事業場の就業規則

 なお、10人未満の事業場では、労働基準法上は就業規則の作成義務は課されておらず、作成しなくても法律上は差し支えありませんが、労働条件や職場で守るべき規律などに関する会社と労働者のトラブルを未然に防止し、よい職場づくりに役立つという就業規則作成のメリットを考えても、ぜひ作成しておくことをお勧めします。

どうして就業規則が必要なのか? 〜 私が作成を勧める理由

 私があなたの会社に合った就業規則の作成をおすすめするのには、次の7つの理由があります。

(1)労働基準法で決められているから

 労働者が10名以上の会社であれば、当然労働基準法に定められているので、就業規則を作成しなければなりません。

 労働基準監督署の調査が入った場合は、労働者名簿、賃金台帳、タイムカード又は出勤簿のほか、就業規則や労使協定書も提示を求めてきますので、その時になって困らないように書類はそろえておきたいものです。

(2)会社のルールをはっきりさせることができる

 創業時には、会社には社員がまだ少なく、創業者がエネルギッシュで何でもできるスーパーマン型の人だったりすると明文化されたルールがなくてもある程度問題なく会社を経営できます。

 ただし、会社が少しずつ大きくなり社員とのコミュニケーションが希薄になるにつれて、社長個人の力だけではやがて限界がきます。

 会社が発展すればするほど、社長の仕事は本来志した仕事から離れ、どんどんマネジメントに時間を取られてしまいます。こうならないためには、効率化できるところは効率化して、社長はもっと重要な仕事に力を入れるべきなのです。

 この問題を解決してくれるツールの一つが、就業規則です。他にも、ISO9000sなどもこのツールに含まれるでしょう。要するに、社員数が増えるにつれて希薄になった社長の考えを明文化して、社員に徹底することによって会社の仕組みをはっきりとさせ、効率化を図ることができるのです。「成功者の告白」(神田昌典著)という本の中にも、社内をシステム化していくことにより効率化を図り、より成長する企業の社長の話が書かれています。

(3)労使のトラブルを事前に予防できる

 最近は、アベノミクス効果で少しは景気が良くなってきたような話しも聞きますが、景気というものはよくなったり、悪くなったりを繰り返すものですよね。いまは多少いいのかもしれませんが、またいつ悪くなるのか、誰にもわかりません。こんな不安定なご時勢だからこそ、万が一のときに備えて、就業規則が重要になると私は思っています。

 万が一、従業員の給与や賞与を減らさなければならなくなったとき、従業員が辞めるとき、また、従業員に辞めてもらわなくてはならなくなったとき、そんなときにトラブルは起こりやすいものです。

 例えば、正社員の就業規則はありますが、パートタイマーの就業規則は作っておらず、正社員の就業規則には退職金を支給することが定めてあるという場合。

 先日退職したパートタイマーから退職金を請求されました。このパートタイマーは長く勤めていた方で、「自分は10年間も勤めていたのだから、退職金をもらう権利があるはずだ。就業規則にもそう書いてあるのを退職前に確認した。」と突然言ってきたのです。
 いままで退職したパートタイマーには退職金を支払っていませんが、やっぱり、この方には退職金を払わなければなりませんか・・・。

 こんな状況になってからでは遅いんですよね。こんなことにならないために、万が一に備えて、従業員とのトラブルを防止するためにも就業規則をしっかり整備しておきましょう。

 なお、労使のトラブルは年々増加の一途をたどり、平成24年度の労働基準監督署への労働相談件数は、106万件(うち民事上の相談が25万件)に達しており、さらに、会社への助言・指導を求める申出件数は、1万件を超えています(厚生労働省発表資料より)。

 そのようなトラブルをできるだけ事前に防止するためには、まず就業規則がなければ話になりません。あなたの会社の社員が、労働基準監督署に飛び込む前にしっかりとした就業規則を作っておく必要があるのです。

(4)人材を集めることができる

 例えば、あなたが就職するなら就業規則がある会社とない会社、どちらがよいと思いますか?

 当然、会社としては、ないほうがよいに決まっている? 本当にそうでしょうか?

 では、もしあなたの息子さんや娘さんが就職するときに、就業規則がある会社とない会社、どちらを勧めますか?

 もちろん、就業規則がある会社ですよね。従業員にとって、労働条件がはっきりしている方が安心ですね。働く従業員側からすれば、これは大変重要な問題です。

 そして、従業員はできるだけよい労働条件の会社を選ぶ可能性が高いことはいうまでもありません。就業規則を作って、労働条件を整備することは、良い人材確保の条件となります。

(5)社長の熱い思いを社員に伝えることができる

 組織を作るものは、経営者の理念です。社長の熱い思いなのです。この経営者の理念が社風となって、職場の雰囲気、人間関係まで影響してきます。

 例えば、だらしのない同僚、無責任な上司、さらに約束を守らないことが会社の慣行となれば、従業員はまじめに仕事をするでしょうか? そして、そのような会社の業績はどうでしょうか?

 経営者の理念=社長の熱い思いを、就業規則を利用してうまく従業員に教育し、それを社風とすることで、優秀な人材の流出も防げるはずです。

(6)人件費が削減できる場合もある

 繁閑の差が大きい事業所の場合、1年単位の変形労働時間制や1か月単位の変形労働時間制、従業員が常時30人未満で小売業、旅館、料理店、飲食店では1週間単位の非定型労働時間制を導入することによって、1日の労働時間を10時間にすることも可能です。

 これは10時間労働をさせても、割増賃金を払う必要がないということです。変形労働時間制をうまく利用することによって、合法的に人件費の削減ができます。

 例えば、1年のうち夏だけが忙しい業種の場合、1年単位の労働時間制を導入することによって、夏の期間6、7、8月のみ8時間労働として、残りの9か月間は7時間労働にすることが可能です。また、夏の3か月間のみ労働日数を増やすことまで可能になります。

(7)助成金申請に必要な場合がある

 助成金を貰うための支給要件の中に就業規則が必要なものがあります。「中小企業定年引上げ等奨励金」という助成金では、平成20年4月以降に、就業規則等により「65歳以上への定年の引上げ」又は「定年の定めの廃止」及び「希望者全員を対象とし、70歳以上までの継続雇用制度」をしたことが支給要件のひとつとなっています。

後悔しない前に

 以上7点、私が就業規則の作成を勧める理由をあげさせて頂きました。(1)の理由を除いては、御社に合った就業規則を作成しなければ意味がありません。

 うちは従業員が10人未満だから・・・といわれる会社でも、就業規則を作った方が労働条件が明確になることで必ず社員のやる気が出てくるはずです。どのような業種でも、どのような規模の会社でも、いますぐに就業規則の作成にとりかかることをお勧めします。

 私が、就業規則の作成のお手伝いをさせて頂いた会社で、一番小さな規模で従業員2名でした。その会社は、起業2年目で就業規則を作成されたのですが、それから今に至るまで、トラブルもなく、その2名の従業員は定着しており、好業績をあげておられます。

あなたの会社の就業規則は、まだ雛形のままですか? 〜 雛形就業規則に潜む危険性

 休職制度ってご存知ですか?

 一般的には、私傷病(労働者の個人的な事情による傷病)で会社を一定期間休んでよいとする制度のことです。休職期間については、会社ごとで異なりますが、だいたい6か月〜1年程度が多いようです。

 お役所が作成している雛形就業規則には必ずと言ってよいぐらい休職制度が盛り込まれています。そして、お客様の中には休職制度が必ず必要だと思われている方が多いようです。

 ほんとうにこの休職制度は、必ず必要なのでしょうか?

 労働基準法第89条第8号には、「災害補償及び業務外の傷病扶助に関する定めをする場合においては、これに関する事項」を就業規則に定める必要があるとしています。

 休職制度は、この「業務外の傷病扶助に関する定め」にあたりますので、その休職制度に関する「定めをする場合においては、」就業規則に明記する必要がありますが、逆に制度を設けない場合には、当然就業規則に定める必要はありません。

 したがって、休職制度自体は必ず設けなければいけないものではありません。特に、人員の配置がギリギリで運営している10人程度の中小企業では、数か月間もの間、休職されたら大変なことです。休職期間中で賃金を支払っていなくても社会保険料等は発生しますし、復職することを前提に考えれば、新しい従業員を雇うこともできません。

 このことをみなさんほとんどご存知なく、「休職制度は必ずしも必要ありませんよ」と私がお話をしますとびっくりされる方ほとんどです。

 このように、休職制度以外にも雛形就業規則には、中小企業には必要がないことや実際に規定をおいてしまうと運用が厳しいと考えられる法律以上のルールが盛り込まれています。しかし、それに対して、悪質な従業員から会社を守るための規定はほとんど盛り込まれていません。

 以上のように、あなたの会社の規模や業種、諸事情をまったく考慮していない雛形就業規則をそのまま使用することは、会社経営上かなり問題がありますので、ご注意ください。

※ 休職制度については、企業の規模や業種、人事制度の方針などの諸事情によっては設けた方がよい場合もありますので、当事務所ではお客様の事情にあわせて、その都度適切なアドバイスとお客様へのヒアリングを行なって規定を作成します。

就業規則の作成・見直しのサービスプランの内容

  • 就業規則の作成・見直し
  • 労務管理に関するご相談

就業規則の作成・見直しのサービスプランのご提供するサービスの大まかな流れ

①ご契約まで

 お客様の会社の規模や業種、スケジュール、ご希望されるサービスの範囲などによって、個別にその都度お見積りさせて頂きます。

 ご提案の内容やお見積りにご納得して頂けた場合は、契約書を取り交わしてご契約成立となります。

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②ヒアリング(3回から4回程度)

 規程の内容作りのために、直接お客様の会社へお伺いして、当事務所が独自に作成しています37ページものヒアリングシートを使って、ヒアリングを3回から4回程度(1回2時間から3時間程度)実施いたします。

 ヒアリングを行なう際には、そのヒアリングシートの内容の1項目づつについて、内容の説明を行ないながら、お客様の会社の規模や業種などによってアドバイスを行ないつつ、その規定が必要であるかどうかをお客様に確認しながら進めていきます。

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③就業規則案の提示と打合せ

 ヒアリングをさせて頂いた内容に従って当事務所にて就業規則の案を作成し、それをご確認頂きながら、最終的な内容を決定して頂くステップです。この時点では、何度でも内容を変更することが可能です。

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④最終版の決定とお渡し

 お客様に最終版の内容をご確認頂き、問題がなければ、最終版を印刷したものをお渡しいたします。もし、データでのお渡しをご希望の場合にはデータもお渡しいたします。

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⑤意見書の作成や労働基準監督署への届出

 最終的な就業規則が出来上がりましたら、意見書や就業規則届を作成し、当事務所にて労働基準監督署への届出を行ないます。(従業員10名以上の場合)

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⑥従業員説明会の実施(オプション)

 従業員説明会をご希望される場合には、当事務所にて就業規則の内容について、お客様の従業員様へ説明をいたします。

就業規則の作成・見直しのサービスプランのスケジュール

 次のスケジュールは、就業規則の作成の場合の一般的なスケジュールの例です。お客様のご要望に応じて、スケジュールは変更することが可能ですので、契約前にご希望を伺った上で決定します。

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就業規則の作成・見直しのサービスプランをご提供できる地域

 就業規則の作成のサービスプランにつきましては、直接あなたの会社にご訪問することを前提としておりますので、原則、ご提供できる地域を限定させて頂いております。顧問契約が可能な地域は次の通りです。

  • 原則として宮崎県内

※ ただし、上記の地域以外の場合にも対応できる可能性がありますので、その場合はご相談ください。なお、上記の地域以外の場合は、別途旅費交通費をご負担していただく必要があります。

就業規則の作成・見直しのサービスプランのご契約期間

 就業規則の作成のサービスプランのご契約期間につきましては、原則として、就業規則の作成のご契約期間は6か月とさせていただきます。それは、就業規則の作成自体は3か月〜5か月程度で完了いたしますが、実際に運用してからのメンテナンス(規定の見直し)が必要となることが多いためです。

就業規則の作成・見直しのサービスプランの料金

 就業規則の作成・見直しのサービスプランの料金は、作成を委託される規程の内容によって異なります。

 大まかな基準は次のとおりですが、あなたの会社の規模や業種、ご提供するサービスの範囲などにより増減することがあります。あなたの会社のご希望などをお聞きした上で、お見積りさせていただきます。

規程名
料金 ※消費税別
正社員就業規則
100,000円
給与規程
30,000円
退職金規程
20,000円
パート等の就業規則(形態別)
50,000円
育児介護休業規程
20,000円
その他の規程
別途お見積もり
従業員説明会
20,000円

料金のお支払い回数について

 料金のお支払い回数については、

  • サービス提供後一括でのお支払い
  • 契約期間中(6か月)での分割でのお支払い

が可能です。
 お支払いの回数については、お気軽にご相談ください。

ふくなが社労士事務所では、毎月1回、顧問契約を頂いているお客様にのみ、中小企業事業主向けに役立つ人事・労務情報を私自身がお客様に有用な情報と思われるネタを厳選し、毎月頭をひねりながら内容を考えたものをニュースレターとして郵送しております。

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